В редакторе тексте Microsoft Office Word нередко работают с важными документами, которые не предназначены для чужих людей. Это может быть строго конфиденциальная информация либо просто нежелательная к просмотру третьими лицами. Пользователи хотят защитить файл, но не все знают, как это сделать. Это особенно важно в том случае, если компьютером, на котором хранится документ Word, пользуются несколько человек дома или на работе.
Важные файлы требуют дополнительной безопасности
Один из лучших способов защитить данные от вмешательства пользователей — установить пароль на документ. Так его смогут читать и редактировать только те, кто имеет код доступа, данный ему владельцем. К сожалению, в Windows нет возможности скрывать файлы или папки — он позволяет только запрещать доступ тому или иному пользователю к каталогу в системе. При этом нередко люди, которые пользуются компьютером, делают это через один и тот же аккаунт. Приходится искать другие решения защитить текст, ведь информация в наше время решает очень многое:
- С помощью встроенной в Microsoft Office Word функции, которая позволяет установить пароль на текст. Для этого не придётся использовать сторонние программы, так как всё делается прямо в редакторе. Вы можете установить комбинацию на документы с расширением .doc, .docx, .ppt, .xls и .rtf. При помощи этого способа вы не просто ограничите доступ к текстам, но и защитите их с использованием AES — технологии, которая шифрует данные в 128-битной системе.
- Через архиватор WinRar. Обычно эта программа установлена на каждом компьютере, поэтому её легко найти и использовать. Если архиватора нет, скачайте его — он значительно упрощает работу с компьютером, данными и их носителями.
- С помощью сторонней специальной программы. Существует большое количество сервисов, которые позволяют установить пароль на папку или файл. Мы рассмотрим один из них.
Кроме того, есть возможность защитить документ лишь частично. Делается это также в Microsoft Word. С помощью этой функции вы сможете запретить редактирование или форматирование текста пользователям, у которых нет секретной комбинации символов. Они по-прежнему смогут просматривать данные.
Также важно учитывать, что Word, WinRar и программы для защиты не могут прислать комбинацию символов на почту или мобильный телефон в том случае, если вы его забыли. Желательно подобрать не только надёжный и сложный, но и запоминающийся пароль.
Содержание
- 1 Какой пароль сделать для документа Word
- 2 Установка пароля на текст Word
- 3 Как запаролить текст Word с помощью WinRar
- 4 Как установить пароль на документ Word с помощью сторонней программы
- 5 Как защитить документ Word только от внесения изменений
- 6 Итог
Какой пароль сделать для документа Word
Перед тем как перейти к самой установке защиты, нужно придумать код доступа. Для этого нужно следовать нескольким принципам. Сложность комбинации зависит от того, насколько важную информацию содержит текст Word, и как надёжно её нужно защитить от посторонних. Также учитывайте возможности в использовании компьютером тех людей, с которыми вы делите данные. Таким образом, если это документ с конфиденциальным содержанием, который используется только вами или узким кругом доверенных лиц, лучше всего подобрать сложный пароль. Также следует поступить в том случае, если вы работаете за одним компьютером с профессиональными пользователями — они могут попытаться взломать защиту, а простой код намного более уязвим. В случае, если вы делите файл с близкими людьми, достаточно будет сделать простой пароль.
Простые и очевидные пароли могут быть не только угаданы, но и взломаны. Делается это с помощью программ, которые автоматически подбирают код. Таким образом, чем больше в комбинации знаков, тем сложнее его взломать — каждый новый умножает количество комбинаций на определённое число (до 128 в последних версиях Ворда). Для того чтобы хранить сложные коды, можно воспользоваться менеджером паролей. Такие программы не только генерируют коды, но и позволяют хранить их, чтобы не забыть.
Какие данные не следует использовать при создании пароля:
- Логин пользователя системы, в том числе в изменённой форме — задом наперёд, удвоенный, с другим регистром и прочее;
- Своё имя, фамилию, отчество или псевдоним в той или иной форме;
- Имена и фамилии друзей, родственников, детей, супругов, коллег и других близких людей;
- Различную персональную информацию — номер машины, адрес, название улицы, номер телефона;
- Много одинаковых символов, особенно идущих один за другим — это упрощает взлом;
- Часто употребляемые в речи слова из любого языка.
Оптимальная длина пароля — от 6 символов.
Рекомендации для создания комбинации:
- Используйте верхний и нижний регистр символов в случайном порядке;
- Если возможно, используйте небуквенные значения — цифры, знаки препинания и другие элементы;
- Сделайте запоминающийся для вас пароль, чтобы не записывать его на бумаге или любом другом носителе данных ведь так его могут найти;
- Желательно, чтобы вы могли ввести код быстро и не глядя на клавиатуру — это обезопасит от подглядывания.
Установка пароля на текст Word
В Ворде 2010 года выхода и более новых версиях появилась возможность защищать текст без использования внешних программ. Всё делается прямо в текстовом редакторе. Для этого в Word 2010 и выше:
- На главной странице нажмите вкладку «Файл»;
- В открывшемся меню кликните на «Защита документа»;
- В выпадающем списке выберите «Защитить с помощью пароля»;
- Откроется окно «Шифрование документа», в котором необходимо установить защитный код;
- После принятия появится второе окно — «Подтверждение пароля», в котором нужно ввести его снова;
- После того, как вы ввели код 2 раза, можно включить защиту.
Запомните вашу комбинацию от текста Word — программа не сможет его напомнить. Можно скопировать код в менеджер паролей или надёжный носитель данных, который также может быть защищён. И наоборот, не рекомендуется хранить его в другом файле на компьютере, на бумаге или в записной книжке (в том числе на телефоне), так как его смогут найти другие люди.
Пароль в Ворде 2010 и выше может состоять из любой комбинации цифр, символов и букв — латинских и русских. Кроме того, учитывается регистр знака. Комбинация будет применена после того, как вы ввели его, а затем подтвердили и нажали «ОК».
Важно учитывать, что пароль придётся вводить при каждом открытии текста Word. Нужно хорошо запомнить код, чтобы быстро его использовать. Кроме того, комбинация нужна, чтобы вернуть файлу публичный доступ и убрать защиту.
Удаление пароля на документе Word
Чтобы удалить защиту с помощью специального кода, откройте текст. Придётся снова ввести секретную комбинацию. Для этого:
- Перейдите во вкладку «Файл» на главной странице Microsoft Office Word;
- В открывшемся меню кликните на «Защита документа»;
- В выпадающем списке выберите «Защитить с помощью пароля»;
- Откроется окно «Шифрование документа», в котором необходимо стереть комбинацию, введённую ранее;
- Нажмите «ОК» — пароль будет удалён и изменения сохранятся.
Как запаролить текст Word с помощью WinRar
Защитить текст можно и с помощью архиватора. Этот способ имеет несколько преимуществ:
- Вы можете установить секретную комбинацию на файл, даже если используете старую версию Ворда;
- Одним паролем можно защитить почти неограниченное количество текстов — столько, сколько позволит память компьютера, что намного удобнее ручной установки кода в каждом тексте;
- Установка и управление защитой в привычном и удобном большинству пользователей интерфейсе;
- Сохранённые таким образом документы занимают меньше места на носителе.
Для того чтобы сделать пароль на тексте Ворда в WinRar, нужно:
- Щёлкните по файлу правой кнопкой мыши и выберите «Добавить в архив» (это можно сделать сразу с несколькими файлами любого формата или папками);
- В открывшемся окне архиватора перейдите в раздел «Дополнительно» и нажмите «Установить пароль»;
- Введите секретную комбинацию (второй раз нужен для проверки);
- Нажмите «ОК» — защита будет установлена.
Для того чтобы убедиться, что файл запаролен, откройте созданный архив — потребуется ввести код.
Ключ в WinRar может состоять из букв и цифр. Здесь, как и в любом другом варианте, рекомендуется использовать как можно более сложную комбинацию.
Как удалить пароль с архива WinRar
В этом архиваторе нельзя отменить защиту. Для того чтобы сделать текст общедоступным, нужно:
- Открыть текст, введя код;
- Разархивировать его в папку или на рабочий стол;
- Удалить архив;
- Создать новый, переместить в него документ и не устанавливать защиту.
Как установить пароль на документ Word с помощью сторонней программы
Одним из самых популярных приложений для защиты файлов является LibreOffice. Это программа от компании Apache OpenOffice, которая распространяется бесплатно. Для того чтобы с её помощью поставить секретную комбинацию на текст Word, нужно:
- Нажать «Файл», затем «Сохранить как»;
- В окошке выбрать будущее расположение и название текста;
- Установить галочку в пункте «Сохранить с паролем»;
- В новом окошке введите комбинацию, который хотите сделать, после чего повторите его для проверки;
- Нажмите «ОК» и изменения сохранятся.
Как удалить защиту в LibreOffice
В случае, если вам снова нужно сделать документ публичным:
- Откройте файл и нажмите «Сохранить как»;
- Уберите галочку с пункта наличия пароля;
- Сохраните текст.
Программа позволяет работать с расширением .doc. Важно учитывать, что документ не получится открыть, не вводя код — точно также нельзя будет удалить защиту.
Как защитить документ Word только от внесения изменений
Microsoft Office предлагают пользователям возможность защитить файл только от редактирования и форматирования. Люди, не знающие пароля, по-прежнему смогут просматривать текст. Это нужно в том случае, если вы работаете на одном компьютере и используете общие данные, но хотите защитить их от изменения.
Для запрета на редактирование нужно:
- Открыть желаемый документ и перейти во вкладку «Рецензирование»;
- В области «Защитить» нажать «Ограничить редактирование»;
- Выберите пункт «Ограничения на форматирование», если не хотите, чтобы другие пользователи устанавливали стили текста;
- В выпадающем меню выберите один или несколько разрешённых стилей;
- Выберите пункт «Ограничения на редактирование», если хотите изменить права пользователей на внесение изменений;
- В выпадающем меню выберите их возможности — «Только чтение», «Запись исправлений», «Примечания» или «Ввод данных в поля форм».
- В третьем разделе нажмите «Да, включить защиту»;
- Введите код в окно «Новый пароль» и подтвердите его.
Если вы выберите пункт «Не использовать пароль», изменить ограничения на редактирование сможет любой пользователь. Для того чтобы настроить службу более тонко, используйте возможность Active Directory.
Если вам нужно разрешить некоторым пользователям изменять данные (в том числе в ограниченных областях документа), выделите их, после чего укажите, кто может с ними работать. Кликните на стрелку, чтобы раскрыть список рядом с юзером или группой, чтобы посмотреть, какие области им доступны.
Как удалить защиту от редактирования документа Word
Если вам снова нужно сделать так, чтобы файл могли изменять любые пользователи:
- Узнайте комбинацию, если вы не являетесь авторизованным владельцем;
- Нажмите «Отключить защиту» в области «Ограничить форматирование»;
- Введите секретную комбинацию, чтобы подтвердить действие.
Итог
Установка пароля на документ Microsoft Office Word — довольно простое действие, которое выполняется несколькими способами на выбор. Так, любой пользователь может сделать защиту в несколько кликов. Кроме того, сам Word предлагает более тонкие настройки ограничений и позволяет запрещать только редактирование, причём для определённых пользователей.
Помните, что ни один из рассмотренных способов не даёт вам возможности напомнить пароль, поэтому его нужно надёжно сохранить. Не устанавливайте слишком простой код на важных документах. Установка секретной комбинации на текст — не самый надёжный способ защитить данные. Лучше всего сделать отдельную учётную запись в системе и ограничить её от других пользователей.
