Excel — мощное офисное приложение, позволяющее проводить сложнейшие вычислительные расчёты, систематизировать информацию, создавать аналитические расчёты. К сожалению, многие пользователи, не разбираясь в тонкостях Excel, используют её только в качестве простого счётного инструмента вроде калькулятора.
Проанализировать в рекордно короткое время представленную информацию, сопровождающуюся числовыми показателями, принять на основе них эффективные управленческие решения, помогает сводная таблица в Excel, а как сделать её, можно легко понять, ознакомившись с рекомендациями продвинутых пользователей.
Содержание
Порядок создания автоматического отчёта
Сводная таблица создаётся, приняв за основу уже имеющуюся таблицу, которая может быть продуктом Excel или другой базы данных.
Если пользователь решил пройти начальный курс, как создать сводную таблицу в Excel,то ему лучше потренироваться на табличном варианте, созданном этим офисным приложением. После отличного усвоения основ, как делать сводные таблицы в Excel, можно переходить к более усложнённым вариантам, когда показатели получают путём загрузки из документов, созданных совершенно иными приложениями.
Основные требования
Существует ряд требований, обязательных для выполнения, в противном случае сводная таблица не будет выполнять задачи, на которые так рассчитывает пользователь.
Главным требованием является то, что все данные должны быть занесены в виде таблицы, в верхней части которой, безусловно, оформляется шапка (с указанием названий столбцов).
Кроме этого, должны быть полностью исключены пустые строки и столбцы. За пределами таблицы не должны находиться никакие примечания и посторонние записи, занесённые в строки или столбцы, примыкающие к используемой области.
Желательно, чтобы во всех табличных ячейках были тоже занесены данные, по возможности следует избегать пустых ячеек, поскольку это может негативно отразиться на систематизации и последующем анализе информации.
Часто в Excel пользователи объединяют несколько ячеек. Если необходимо создать сводные отчёты, то придётся избегать такого объединения. Недопустимо скрывать строки или столбцы, которые, по мнению пользователя, в этой ситуации не являются важными.
Инструкция по созданию
После того как пользователем были соблюдены все вышеописанные требования, можно приступать к дальнейшим действиям, позволяющим понять, как сделать сводную таблицу в Эксель.
Сначала нужно найти первую ячейку, которая расположена сразу под табличной шапкой, и сделать её активной. Для этого потребуется установить курсор мышки на эту ячейку и кликнуть левой клавишей.
Затем в основном меню следует перейти во вкладку «Вставка», после чего отобразится его подменю, среди которого будет пиктограмма с названием пункта «Сводная таблица». Кликнув по нему, активизируется мастер создания сводных отчётов, воспользовавшись которым, будет значительно проще делать табличный аналитический отчёт.
В появившемся диалоговом окне табличный редактор запросит указать диапазон, который будет подлежать анализу. Чаще всего, мастер самостоятельно правильно определяет его, поэтому вносить изменения не потребуется.
Также необходимо указать, где пользователь желает создать сводный отчёт:
- на том же самом листе, где имеются основные показатели;
- на новом листе.
В большинстве случаев рекомендуется прибегать ко второму варианту, тогда не будет путаницы, так как проще анализировать полученную информацию.
Перейдя на новый лист, пользователь обнаружит там область для таблицы, а также список допустимых полей. Определившись с тем, какие конкретно показатели должны подлежать анализу, пользователь должен перетянуть мышкой выбранные поля в области «Фильтр», «Колонна». Таким способом удастся создать столбики сводного отчёта.
Далее, точно таким же способом оформляются строки, перетаскивая мышкой нужные поля. Если строк несколько, то важно определить, какая должна находиться вверху, а какая внизу. Можно расположить сначала строки в одном порядке и пронаблюдать, насколько это будет удобно, насколько корректно будет отображаться сводная информация. Если будет сложно анализировать данные при таком расположении, то всё легко исправляется – достаточно зажать определённое поле мышкой и переместить его вверх или вниз.
В завершение остаётся сделать последнюю область сводного отчёта «Значения». В неё переносится поле, являющееся ключевым для анализа, например, общая масса, общее количество.
Если всё делать строго по инструкции, то уже на этом этапе отобразится аналитический отчёт. При выявлении ошибок, достаточно поменять местами поля, обновить данные, и таблица автоматически перестроится.
Использование сводных отчётов
Пользователь принимает решение делать сводную таблицу, если возникает необходимость часто прибегать к аналитической деятельности. В связи с этим полезно знать и то, что таблица оснащена фильтром, позволяющим систематизировать данные по указанным критериям.
Применение фильтра
Начинающим пользователям полезно знать, как обновить сводную таблицу в Excel, и как осуществлять запрос на основе группировки данных.
Обновить данные в сводной таблице важно тогда, когда пользователем были внесены любые изменения в основной таблице. Для того чтобы обновить данные, следует кликнуть мышкой в пределах табличной области, вызывая дополнительное меню. В нём легко найти пункт «Обновить», а выбрав его, автоматически произойдёт обновление.
Применение фильтра в сводных отчётах также является достаточно важным действием. Очень часто заносятся ежедневные данные работников, а сотруднику, ответственному за аналитические отчёты, необходимо проанализировать данные за квартал, полугодие.
Как раз решить такую задачу помогает фильтр. Делать опять ничего сложного не понадобится. Достаточно кликнуть по любой дате мышкой (правой клавишей), в контекстном меню выбрать «Группировать», вслед за этим откроется диалоговое окно, в котором можно определить приемлемые для себя способы группировки. После этого таблица автоматически перестроится, значительно уменьшится в размерах, в связи с этим анализировать данные будет значительно проще.
Итак, создавать сводные таблицы несложно, если предварительно потренироваться на простой таблице, соблюдая все требования и вводя правильные данные. Овладев такими навыками, пользователь очень быстро ощутит преимущества, поскольку анализ данных будет осуществляться за короткий промежуток времени, сопровождаясь абсолютной точностью.
