Если вы заполните авансовый отчёт в 1С, сможете следить за подотчётными средствами, которые выдаёте сотрудникам. В документе показаны командировочные, хозяйственные и другие расходы. Его лучше хранить и пересылать в электронном виде. И для этого прекрасно подходит программа, которая делает работу бухгалтеров проще.
Для создания авансового отчета 1С подходит оптимально.
Общие сведения
Авансовый отчёт 1С должен составляться после того, как подотчётному сотруднику передают средства. Так можно проследить за расходами и сразу оформить сопроводительные документы. Заодно определяют цели, на которые будут направлены выделенные деньги. Например:
- Приобретение товаров, которые нужны фирме.
- Оплата поставщикам.
- Командировочные расходы.
АО пишет сам сотрудник и прилагает к нему документацию, в которой указано, что ему выданы деньги. Потом бухгалтер вносит эту информацию в базу данных утилиты.
Добавление отчёта
Чтобы понять, как в 1С сделать авансовый отчёт, нужно немного разбираться в этом приложении. Добавить АО достаточно просто — его создают через опции программы. Но при заполнении надо правильно указывать реквизиты, данные о подотчётном лице и выделенных средствах. И для этого требуются навыки работы в программе. Чтобы создать такой АО:
- Откройте раздел «Касса» в верхней строке меню.
- Пункт «Авансовый отчёт».
- Появится список уже сделанных АО (если они есть).
- Чтобы создать новый, нажмите на кнопку «Добавить».
- Откроется окно, в котором надо указать отчётную информацию.
- В поле «Организация» поставьте вашу компанию.
Для этого кликните на кнопку в виде многоточия рядом. - В поле «Склад» укажите склад или хранилище, в которое будут помещены приобретённые подотчётным сотрудником товары.
- В «Физ.лицо» отметьте человека, которому выделили деньги. Если там нет нужной фамилии, внесите её в справочник 1С.
- В этом же меню АО перейдите на вкладку «Авансы». Туда надо вписать сведения о выделенных средствах.
- Чтобы добавить новую позицию, нажмите на значок в виде «+» («Плюс»). В таблице ниже появится пустая строка.
- Щёлкните в ней по ячейке «Документ аванса».
- Выберите ордер, который подтверждает передачу денег сотруднику. Например, «Списание со счёта» или «Платёжное поручение».
- Откроется список доступных документов. Если нужного там нет (он ещё не внесён в базу), создайте новый.
- Когда вы выберете ордер, данные о сотруднике и выданных средствах заполнятся автоматически.
- Далее перейдите на закладку «Товары».
- Надо внести данные о материальных ценностях, которые приобретены за аванс. Для этого опять нажмите на иконку с плюсом.
- Если данные о купленных вещах были заранее забиты в справочник номенклатуры, ничего вручную вводить не надо. Все поля заполнятся из карточки товара.
- Можно написать всю информацию самостоятельно. Но необходимые для этого документы уже должны быть в базе утилиты. К примеру, если продукты были куплены у контрагента, нужно внести в АО договор с ним.
- Если товар не один, создайте отдельную позицию для каждого.
- Во вкладке «Тара» алгоритм действий точно такой же. Туда вносят данные о таре, которую нужно вернуть поставщику. Если её нет, раздел оставляют пустым.
- В меню «Оплата» (или «Израсходовано») указывают информацию о том, сколько денег потрачено на товары и услуги. Это также надо подтверждать документами.
- Закладка «Прочее» предназначена для остальных расходов. Например, командировочных: траты на бензин, Интернет, билеты, питание, мобильную связь. Тут же вставляется документ, на основании которого создаётся АО.
- Чтобы распечатать, нажмите на кнопку «Печать» внизу окна. Для этого у вас должен быть подключен принтер. Лист уже будет оформлен должным образом.
- Когда закончите работу, кликните на «OK». Данные останутся в базе утилиты. Их могут просмотреть уполномоченные сотрудники, у которых есть доступ.
Теперь вы знаете, как правильно оформить в 1С авансовый отчёт. Для его заполнения нужны официальные документы и данные, которые подтверждают передачу средств. Ордера лучше загружать в программу до создания самого АО. Иначе придётся вносить всю информацию вручную.
