Сортировка в Excel — это функция, встроенная в офисный пакет Microsoft Office, позволяющая осуществлять аналитические исследования, быстро отыскивать требуемые показатели. Если досконально изучить, как сделать сортировку в Excel, многие задачи, сопровождаемые анализом данных, будут выполняться быстро и с абсолютной точностью.
Для поиска нужной информации применяют специальные фильтры
Содержание
Сортировка по указанным числовым значениям
Анализ проделанной работы, объёмов продаж, роста прибыли, успеваемости учащихся, закупки дополнительных материалов сопровождаются выделением параметров, имеющих максимальный и минимальный показатели. Конечно, если таблица небольшая, то пользователь сумеет просто так отыскать лучший показатель. Но в тех случаях, когда Excel имеет чрезмерно большое количество строк и столбцов, без применения встроенных функций, позволяющих отсортировать таблицу, найти желаемый показатель можно, но придётся потратить большое количество рабочего времени.
Можно поступить гораздо практичнее, ознакомиться с информацией, как сортировать в Excel, и сразу приступить к практическому закреплению полученных знаний.
Фильтр по возрастанию и убыванию
Отсортировать данные по возрастанию или убыванию совсем просто. Необходимо только выяснить, сопровождается ли таблица многочисленными формулами. Если это так, то лучше всего перед тем, как сортировать данные, таблицу перенести на новый лист, что позволит избежать нарушений в формулах или случайного разрыва ссылок.
Кроме этого, запасной вариант таблицы никогда не помешает, поскольку иногда, запутавшись в собственных рассуждениях, желая вернуться к первоначальному варианту, осуществить это будет трудно, если не будет создана предварительная копия.
Итак, первоначально необходимо выделить таблицу, подлежащую проведению анализа. Далее следует перейти на новый лист, кликнуть правой кнопкой мыши, а затем кликнуть по строке «Специальная вставка». Перед пользователем на экране появится окно с параметрами, среди которых нужно выбрать параметр «Значение», после чего нажать «Ок».
Теперь дублирующий вариант создан, поэтому можно приступать к дальнейшим действиям. Чтобы полностью понять, как отсортировать таблицу в Excel по возрастанию, необходимо выделить вновь всю таблицу, затем перейти во вкладку «Данные», там среди нескольких инструментов будет находиться и желаемый «Сортировка», по которому нужно кликнуть.
В открывшемся окне параметров имеется строка «Мои данные содержат заголовки». Возле нее расположено маленькое окошко, в котором следует поставить галочку. Остаётся выставить в ниже открывшихся окнах столбец, который подлежит анализу, а также вариант желаемой сортировки: по возрастанию или убыванию. Далее соглашаемся с выставленными параметрами, после чего таблица продемонстрирует мгновенно желаемый результат, избавляя от многочасовой изнурительной работы.
Если необходимо осуществить сортировку не во всей таблице, а только в одном столбце, действия будут практически такими же, за исключением только двух моментов. Первоначально следует выделить не всю таблицу, а лишь желаемый столбик, а впоследствии, когда Excel предложит автоматически расширить диапазон, чтобы осуществить сортировку, нужно отказаться от этого, установив галочку рядом с фразой «Сортировать в пределах указанного диапазона».
Сортировка по иным параметрам
Иногда, работая в Excel, возникает необходимость отсортировать не числовые значения по возрастанию или убыванию, а несколько иные параметры, поэтому можно ознакомиться с практическими советами опытных пользователей, благодаря которым легко разобраться, как в Excel отсортировать по дате или по формату ячеек.
Установка фильтра по дате и формату
Принцип сортировки остаётся практически тем же самым. Пользователю нужно выделить таблицу, указать столбец, который подлежит анализу, после чего кликнуть по одному из предложенных действий: «Сортировать от старых к новым» или «Сортировать от новых к старым». После таких действий таблица отсортирует всю информацию или данные по дате.
Иногда очень важно осуществить такие действия повторно. В таблице встроена такая возможность. Нет необходимости повторно вводить несколько желаемых параметров, достаточно в фильтре кликнуть по элементу «Повторить повторно».
Иногда фильтр может дать сбой, но причиной, скорее всего, будет некорректное отображение некоторых форматов. В частности, если в некоторых ячейках данные будут внесены не в формате даты, то сортировка будет осуществлена не совсем правильно.
Если возникла насущная проблема отсортировать таблицу по формату ячеек, первоначально также желательно её перенести на новый лист, только теперь после нажатия правой кнопкой мыши по строке «Специальная вставка» необходимо выбрать параметр «Форматы». Тогда на новый лист будут перенесены не только все данные, но и применяемые форматы, а формулы вновь будут исключены.
Остаётся вновь зайти в фильтр, в его параметрах выбрать сортировку по цвету ячеек, далее в открывшемся цветовом окне выбрать цвет, который после сортировки должен находиться вверху или внизу. После нажатия на «Ок» таблица выдаст мгновенный результат.
Если что-то пошло не так, нужно знать, как отменить сортировку в Excel, воспользовавшись одним из двух несложных действий. Можно просто нажимать несколько раз две одновременно зажатые клавиши (Ctrl + Z) до тех пор, пока таблица не примет первоначальный вид. Если же действий было совершено много, проще отменить сортировку вторым способом, закрыв таблицу без сохранения, после чего вновь её открыть и приступить заново к работе.
Итак, работа с фильтром в Excel не представляет сложности. Достаточно единожды, опираясь на рекомендации, отсортировать данные, как впоследствии станет все понятным настолько, что вам уже будет легко самостоятельно освоить и остальные параметры фильтра.
